Organisation
Organisation, bestyrelse, udvalg m.v.
Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er Svalernes øverste myndighed. Møder holdes én gang om året i april. Alle store beslutninger, inkl. vedtægtsændringer, større ændringer til foreningens strategi, ændringer til kontingentets størrelse samt godkendelse af regnskabet, besluttes af generalforsamlingen.
Bestyrelsen
Bestyrelsen foretager den daglige ledelse af foreningen og fastlægger de overordnede rammer for foreningens virksomhed. Beslutninger foretages oftest på grundlag af indstillinger fra udvalgene. Det er bestyrelsen, som tegner foreningen og har det overordnede ansvar for økonomien. Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen og består af en formand, næstformand, kasserer, 2 menige bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.
Bestyrelsens udvalg
Bestyrelsen nedsætter to underudvalg: Forretningsudvalget (FU) og Personaleudvalget (PU).
Forretningsudvalget (FU) er bemyndiget til at tage beslutninger i sager, der ikke kan afvente næste bestyrelsesmøde, inkl. økonomiske dispositioner, og udgør således den daglige ledelse mellem bestyrelsesmøderne. Forretningsudvalget består typisk af formanden, næstformanden og kassereren.
Personaleudvalget (PU) fungerer som personaleansvarlig og samarbejdspartner for foreningens ansatte i f. m. ansættelsesvilkår og arbejdsopgaver. PU kan også fungere efter behov som samarbejdspartner for udvalgene, lokalafdelinger og salgsstederne i f. m. personsager. PU består typisk af formanden og 1-2 bestyrelsesmedlemmer.
Lokalafdelinger
Svalerne har p.t. to lokalafdelinger med egen bestyrelse, egne vedtægter og eget regnskab.
Odense lokalafdelingen driver en genbrugsbutik samt holder arrangementer, foredrag og udstillinger om udviklingsarbejdet generelt såvel som om Indien og Bangladesh. Afdelingen deltager i lokalaktiviteter fx festivaler og markeder på Fyn. Overskuddet går til foreningens arbejde.
Aarhus lokalafdelingen og Fair Trade-gruppen:
Svalerne i Aarhus driver som sin væsentligste aktivitet Fair Trade Gruppen, der importerer kunsthåndværk på Fair Trade vilkår, hvor producenterne sikres en ordentlig løn for deres arbejde og ordentlige arbejdsforhold. Fair Trade Gruppens indtægter går udelukkende til udbygning af Fair Trade-aktiviteterne. Aarhus lokalafdelingen driver butikken Fair Trade i Holstebro og er medejer af Fair Trade Butik Bazaren i Aarhus. Desuden laver Aarhus lokalafdelingen oplysningsarrangementer.
Salgsenheder
Loppemarkedet på Nattergalevej er et indendørs loppemarked i Københavns nordvestkvarter med salg af alt, hvad hjertet begærer (tøj, sko, bøger, køkkengrej, elektronik, møbler, legetøj og meget mere). Det har åbent hver lørdag fra 10 – 15 året rundt undtagen i juli måned. Loppemarkedet er selvstyrende inden for rammerne af Svalernes vedtægter, idegrundlag og generel filosofi, dvs. de har selv ansvar for den daglige drift. Større beslutninger vedr. loppemarkedets økonomi og det overordnede arbejde tages af eller i samarbejde med foreningens bestyrelse.
Svalernes Fair Trade og Genbrugsbutik på Østerbro findes på samme adresse som hovedforeningen. Butikken sælger Fair Trade varer og genbrugsting (tøj, sko, køkkengrej, legetøj og meget mere). Butikken styres af et butiksudvalg, der har ansvar for indkøb af Fair Trade varer og for den daglige ledelse af butikken. Større beslutninger vedrørende butikkens økonomi og det overordnede arbejde tages af eller i samarbejde med foreningens bestyrelse.
Oplysnings- og kommunikationsudvalget
Oplysnings- og kommunikationsudvalget har ansvar for at planlægge og gennemføre aktiviteter og udvikle materiale, der har til formål at oplyse om Svalernes arbejde og aktiviteter såvel internt som eksternt, og at deltage i relevante offentlige politiske debatter. Aktiviteterne iværksættes og gennemføres i samarbejde med foreningens øvrige medlemmer og ansatte. Udvalget har også ansvar for at komme med forslag til udviklingen af foreningens kommunikationsstrategi.
Landeudvalgene
Svalerne har to landeudvalg, der har ansvar for det arbejde, vi laver i henholdsvis Indien og Bangladesh. Det er udvalgene, der identificerer relevante samarbejdspartnere og projekter, sikrer klare samarbejdsaftaler, holder kontakt og sparrer med partnerne, samt følger op på og evaluerer deres arbejde og forbrug af de økonomiske midler doneret af Svalerne. Udvalgene har ansvar for budgetlægning og afrapportering i f. m. de penge, der er bevilliget til arbejdet i landet af såvel foreningen som eventuelle offentlige organisationer som CISU. Nye partnere/projekter samt fordeling af de økonomiske midler godkendes af bestyrelsen på grundlag af indstillinger fra landeudvalgene.
- Bangladesh-udvalget styrer de aktiviteter foreningen har i Bangladesh, inkl. netværksgruppen Net to Rights. Se i øvrigt under landeudvalgene.
- Indiensudvalget styrer de aktiviteter foreningen har i Tamil Nadu i Sydindien, inkl. netværksgruppen CDT. Se i øvrigt under landeudvalgene.
Partnerskabsrejseudvalget har ansvar for udvælgelsen af kandidater til kontaktrejsen, såvel de erfarne som de uerfarne rejsende, inkl. udvælgelsesproceduren og fastlæggelse af en endelig aftale (selve kontrakten skrives af Svalernes koordinator). Udvalget står til rådighed mens de rejsende er af sted samt følger op, efter de rejsende er kommet hjem. Udvalget består af ét bestyrelsesmedlem og én af det forrige års rejsende fra begge lande.
Svalerne har salgsaktiviteter rundt omkring i landet inden for Genbrug og Fair Trade. Salgsenheder, der ikke hører under en lokalafdeling, styres af hovedforeningen.
Koordinator og kontorfrivillige
Koordinatoren er foreningens eneste ansatte og har som hovedfunktion at koordinere de frivilliges arbejde på tværs. Koordinatoren assisterer de forskellige udvalg med administrative opgaver i f. t. de overordnede prioriteter og har ansvar for foreningens administration i samarbejde med de frivillige. Koordinatoren har selv ansvar for bl.a. at sikre at ansøgninger, der sikrer foreningens arbejde, afleveres til tide (fx tipsmidler); at tilse, at igangsatte initiativer kører efter planen (fx kampagner, besøg, oplysningsaktiviteter), at sikre formaliteter i f. m. kontaktrejser (fx flybilletter, visum, m.m.). Koordinatoren er foreningens kommunikationsmedarbejder med ansvar for foreningens hjemmeside og Facebook side samt udgivelse af nyhedsbrevet, Svalenyt, og eventuelle andre udgivelser. Koordinatoren har ansvar for kontorets daglige drift: at telefonen passes i åbningstiderne, e-mail til foreningen besvares rettidigt, kontorartikler indkøbes, m.m.
De kontorfrivillige har til opgave at hjælpe koordinatoren med forefaldende kontoropgaver efter behov. De har også ansvar for at besvare ansøgninger fra organisationer i Indien og Bangladesh, som udvalgene har besluttet ikke skal modtage støtte fra Svalerne.
Regnskab
Regnskabsfører/bogholder har ansvar for at udarbejde foreningens kvartals- og årsregnskab, at lægge og følge op på budgettet samt at bogføre foreningens økonomiske foretagende. Regnskabsføreren er forpligtet til at holde bestyrelsen orienteret om foreningens økonomi (ansvaret for foreningens økonomi ligger hos bestyrelsen); regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Regnskabsføreren er hovedkontakten til revisoren og banken.
Regnskabsføreren har også ansvar for, at penge overføres til Indien og Bangladesh, eventuelt via koordinatoren og for at støtte landeudvalgene i f. m. rapportering til CISU. Bogholderen har ansvar for at bogføre Svalernes aktiviteter.
